Professionelles Office Management - Empfangssekretärin (m/w/d)
Kurz und bündig: Ein gutes Office Management hält den Laden am Laufen. Es erlaubt dem Arzt, sich ganz auf seine Patienten zu konzentrieren, und schenkt dem Firmenchef mehr Zeit für seine Kernkompetenzen. Soll der Vorgesetzte oder die ganze Abteilung nachhaltig entlastet werden, braucht es mehr als eine einfache Bürokraft.
Professionelles Offices Management umfasst nach wie vor die übliche Büroorganisation inklusive Ablage, Wiedervorlage, Terminverwaltung sowie die Bestellung von Büromaterialien. Es beinhaltet aber auch die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen sowie eventuell die Planung von PR- und Marketingstrategien. Nicht zuletzt gestaltet der Office Manager (m/w) am Empfangstresen, am Telefon oder per E-Mail die Außenkontakte des Unternehmens und stellt eine wichtige innerbetriebliche Schnittstelle dar.
Um diese vielfältigen Aufgaben souverän bewältigen zu können, braucht es diverse Kompetenzen: Zu diesen zählen neben einem gepflegten Aussehen und dem sicheren Auftreten Kommunikations- und Teamfähigkeit. Da gutes Office Management nicht auf Anweisungen wartet, sondern in hohem Maße selbstständig funktionieren muss, kommt es zudem auf vernetztes Denken, wirtschaftliches Handeln und Kreativität an. Gute PC- und Fremdsprachenkenntnisse werden ebenfalls erwartet. Dauerhaft den Überblick behält nur, wer stressresistent, flexibel und belastbar ist.
Mit unserem Know-how von über 20 Jahren Erfahrung bieten wir eine vielseitige Auswahl an verschiedenen Automarken, Modellen sowie Umbauten und Veredelungen an. Unsere Kunden sind auf der Suche nach dem Besonderem & Extravaganten und wir erfüllen ihnen diese Wünsche nach unseren Möglichkeiten.
Wir suchen Mitarbeiter für unser Team
Professionelles Office Management
Empfangssekretärin (m/w/d)
Ihre Aufgaben:
- Professionelle Organisation des Empfangs- und der Telefonzentrale
- Empfang & Begrüßung unserer Kunden-/ innen
- Terminkalender Verwaltung
- Korrespondenzen jeglicher Art per Brief und E-Mail
- Unterstützung der Geschäftsleitung
- Aufbereitung von Konfigurationen, Angeboten, Auftragsbestätigungen sowie Verträgen
- Führung von Informationsgesprächen und Betreuung von Kunden und Interessierten
- Planung und Organisation von Kundenterminen/ Anrufen
- Vorbereitung und Organisation von Meetings
- Nachbearbeitung von Messekontakte
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
Ihr Profil:
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum Industriekaufmann/- frau, Kaufmann/- frau für Büromanagement oder vergleichsweise
- Kenntnisse einer Fremdsprache wie z.B. Englisch, Russisch oder ähnliche sind von Vorteil in der Verständigung mit internationalen Kundinnen
- Gespür für Wünsche & Bedürfnisse der Kunden-/ innen
- Durchsetzungsvermögen und Überzeugungskraft
- Soziale Kompetenz & ein sicheres Auftreten, besonders im Umgang mit Kunden/ innen
- Sie sind zuverlässig, gewissenhaft und verantwortungsbewusst
- Führerschein Klasse B (ehemals Klasse3)
Wir bieten Ihnen:
- Vielseitige Aufgaben und Herausforderungen in einem spannenden & exklusiven Segment
- Eine berufliche Perspektive
- Unbefristeter Arbeitsvertrag mit leistungsorientierter Vergütung je nach Qualifikation
- Eine langfristige Perspektive bei einem kontinuierlich expandierenden Unternehmen
- Vergütung je nach Qualifikation und Sonderleistungen
- Eine 5 Tage Woche von Montag bis Freitag
- Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
Wenn Sie sich weiterentwickeln möchten, dann senden Sie uns Ihre Bewerbung mit Angabe Ihres Gehaltswunsches, sowie den nächstmöglichen Eintrittstermin in elektronischer Form an: bewerbung@klassen.de
Ansprechpartnerin ist Frau Irina Wirsum.
Wir möchten uns vorstellen: